Wstęp
Sporządzenie aktu notarialnego to kluczowy etap w wielu transakcjach prawnych, takich jak sprzedaż, darowizna nieruchomości, ustanowienie pełnomocnictwa czy sporządzenie testamentu. Aby notariusz mógł prawidłowo przygotować akt, konieczne jest dostarczenie odpowiednich dokumentów.
Poniższa lista zawiera podstawowe dokumenty wymagane do różnych czynności notarialnych. Należy jednak pamiętać, że każda sprawa jest inna, a notariusz może wymagać dodatkowych dokumentów w zależności od okoliczności. W razie wątpliwości warto skontaktować się z kancelarią notarialną, aby upewnić się, jakie
dokumenty będą potrzebne.
Dokumenty powinny być dostarczone do kancelarii na kilka dni przed ustalonym terminem aktu. Istnieje również możliwość przesłania skanów dokumentów na adres e-mail kancelarii, jednakże do czynności konieczne jest złożenie ich notariuszowi w oryginałach.
Notariusz ma obowiązek stwierdzenia tożsamości osób uczestniczących w czynności notarialnej. W tym celu wymagane jest okazanie dowodu osobistego, paszportu, karty pobytu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość. W przypadku działania przez pełnomocnika należy przedstawić oryginał pełnomocnictwa.
Sprzedaż nieruchomości gruntowej (działki)
W przypadku sprzedaży działki niezbędne są następujące dokumenty:
• Numer księgi wieczystej lub odpis z księgi wieczystej,
• Dokument potwierdzający nabycie nieruchomości (np. akt notarialny umowy sprzedaży, darowizny, postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia),
• Zaświadczenie z urzędu skarbowego potwierdzające zapłatę podatku od spadków i darowizn lub zwolnienie z niego – wymagane w przypadku nabycia nieruchomości w drodze dziedziczenia, darowizny lub polecenia darczyńcy po 1 stycznia 2007 r.,
• Dane osobowe stron transakcji (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, PESEL, numer dowodu osobistego/paszportu, adres zamieszkania), w przypadku firm – nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
• Cena sprzedaży oraz warunki i terminy płatności,
• Data wydania nieruchomości,
• Wypis z rejestru gruntów i wyrys z mapy ewidencyjnej,
• Zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie
zagospodarowania przestrzennego,
• Zaświadczenie o braku objęcia nieruchomości uchwałą o rewitalizacji,
• Zaświadczenie o braku objęcia uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją starosty dotyczącą gospodarki leśnej,
• Ostateczna decyzja zatwierdzająca podział/scalenie nieruchomości, jeśli podział nie został ujawniony w księdze wieczystej (jeśli dotyczy)
• Oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa – w przypadku finansowania zakupu kredytem.
Darowizna nieruchomości gruntowej (działki)
Dokumenty wymagane przy darowiźnie działki są podobne do tych przy sprzedaży, jednak dodatkowo wymagane są:
• Wartość rynkowa przedmiotu darowizny,
• Informacja o podziale nieruchomości ( jeśli dotyczy),
• Zaświadczenie o braku objęcia uproszczonym planem urządzenia lasu,
jeśli obdarowanym nie jest najbliższa rodzina.
Sprzedaż lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość
Przy sprzedaży mieszkania należy dostarczyć:
• Numer księgi wieczystej lub odpis z księgi wieczystej,
• Dokument potwierdzający własność lokalu (np. akt notarialny umowy sprzedaży, darowizny, postanowienie sądu o nabyciu spadku, akt poświadczenia dziedziczenia),
• Zaświadczenie z urzędu skarbowego dotyczące podatku od spadków i
darowizn (jeśli dotyczy)
• Dane osobowe stron transakcji,
• Cena sprzedaży i warunki płatności,
• Zaświadczenie o braku objęcia nieruchomości uchwałą o rewitalizacji,
• Zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu,
• Zaświadczenie wspólnoty mieszkaniowej o braku zadłużenia w opłatach
eksploatacyjnych,
• Oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa – jeśli zakup jest finansowany kredytem.
Darowizna lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość
Oprócz dokumentów wymaganych przy sprzedaży, konieczne jest:
• Określenie wartości rynkowej darowizny,
• Informacja o ewentualnej służebności mieszkania dla darczyńców.
Sprzedaż lub darowizna spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu
Wymagane dokumenty:
• Zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu,
• Numer księgi wieczystej (jeśli została założona),
• Podstawa nabycia prawa do lokalu,
• Zaświadczenie z urzędu skarbowego o podatku od spadków i darowizn,
• Dane osobowe stron transakcji,
• Cena sprzedaży lub wartość rynkowa darowizny,
• Zaświadczenie o braku osób zameldowanych i braku zadłużenia w opłatach eksploatacyjnych,
• Oświadczenie banku o kredycie, jeśli transakcja jest finansowana kredytem.
Pozostałe czynności notarialne
Umowa majątkowa małżeńska (intercyza)
• Odpis aktu małżeństwa,
• Dane małżonków,
• Numer księgi wieczystej nieruchomości objętej umową, jeśli dotyczy.
Akt poświadczenia dziedziczenia
• Odpis aktu zgonu spadkodawcy,
• PESEL spadkodawcy,
• Testament (jeśli istnieje),
• Akty stanu cywilnego spadkobierców,
• Numer księgi wieczystej nieruchomości wchodzącej w skład spadku,
• Dane uczestników czynności.
Pełnomocnictwo do sprzedaży/nabycia nieruchomości
• Dane mocodawcy i pełnomocnika,
• Numer księgi wieczystej nieruchomości.
Testament
• Dane testatora,
• Dane spadkobierców,
• Numer księgi wieczystej nieruchomości objętej zapisem.
Umowa spółki
• Dane wspólników,
• Informacje o spółce: firma, siedziba, kapitał zakładowy, ilość i wartość
udziałów, przedmiot działalności, skład organów spółki.
Podsumowanie
Dokładne przygotowanie dokumentów jest kluczowe dla sprawnego przeprowadzenia czynności notarialnych. Warto skontaktować się z kancelarią, aby upewnić się, że posiadamy wszystkie niezbędne dokumenty. Ich kompletność przyspiesza proces i eliminuje ryzyko opóźnień.
Autor:
Aleksandra Jaworska,
Notariusz
Radom, ul. Józefa Piłsudskiego 2 / 3